Postfach per IMAP/SMTP verbinden

Mit IMAP/SMTP verbindest du jedes Postfach, das nicht bei Microsoft 365 liegt. Die App ruft es automatisch ab, verarbeitet jede EDI-E-Mail genau einmal und räumt verarbeitete E-Mails danach selbst auf.

Nutze am besten ein eigenes Postfach nur für EDI, z. B. edi@deinshop.de. E-Mails ohne EDI-Anhang lässt die App unberührt.

Postfach verbinden

1. Öffne Einstellungen → E-Mail-Postfach und klick bei SMTP / IMAP auf Verbinden.
2. Gib die E-Mail-Adresse ein und klick auf Weiter. Die App sucht die Servereinstellungen deines Anbieters automatisch. Findet sie keine, bleiben die Serverfelder leer – trag dann unter Erweiterte Einstellungen die IMAP- und SMTP-Server deines Anbieters ein.
3. Gib das Passwort ein. Unter Erweiterte Einstellungen änderst du bei Bedarf Benutzername, Server, Port und Sicherheit oder hinterlegst separate Zugangsdaten für den Versand.
4. Klick auf Verbindung testen. Die App prüft Server, Anmeldung, Ordner, Papierkorb und – im Pro-Tarif – den Versand. Schlägt ein Schritt fehl, steht direkt darunter der Grund und was zu tun ist.
5. Bestätige, wie die App mit verarbeiteten E-Mails umgeht (siehe unten), und klick auf Verbinden.

Die App speichert die Zugangsdaten in ihrer Datenbank und nutzt sie nur für den Abruf und den Versand von Berichten.

Versand (SMTP)

Ausgehende Berichte (INVRPT, SLSRPT) verschickt die App über den SMTP-Server deines Anbieters (Port 465 oder 587). Schlägt nur der Versand fehl, kannst du mit Ohne Versand fortfahren trotzdem verbinden – Berichte werden dann nicht verschickt, bis du den Versand unter Einstellungen bearbeiten einrichtest.

Nach der Verarbeitung

Nachdem eine EDI-E-Mail eingelesen wurde, macht die App mit ihr im Postfach eine der folgenden Aktionen:

Aktion	Was passiert
Löschen (in den Papierkorb) – Standard	Die E-Mail wandert in den Papierkorb. Dein Anbieter leert ihn nach seiner eigenen Frist.
Als gelesen markieren und verschieben	Die E-Mail wird gelesen markiert und in einen Ordner deiner Wahl verschoben, z. B. Archiv/EDI.
Als gelesen markieren und Schlagwort setzen	Die E-Mail bleibt liegen, wird gelesen markiert und bekommt das Schlagwort $FashionbitsProcessed.
Als gelesen markieren	Die E-Mail bleibt im Ordner, gelesen markiert.
Nichts tun	Die E-Mail bleibt unverändert. Das Postfach wächst dann weiter.

Bereits verarbeitete E-Mails liest die App bei keiner Aktion doppelt ein – sie merkt sich, bis wohin sie gelesen hat. E-Mails ohne EDI-Anhang und E-Mails, deren Anhang sich nicht einlesen lässt, fasst sie nie an.

Standardmäßig liest die App den Posteingang. Kommen deine EDI-E-Mails in einem anderen Ordner an (etwa über eine Filterregel), wählst du ihn beim Verbinden oder später unter Einstellungen bearbeiten.

Abruf und Cursor

Die App ruft das Postfach automatisch alle paar Minuten ab. Die Karte Verbundenes Postfach zeigt:

• Zuletzt abgerufen – wann die App zuletzt nachgesehen hat, und darunter, wie oft automatisch abgerufen wird. Antwortet der Server nicht, wartet die App etwas länger bis zum nächsten Versuch (Verzögert). Lehnt der Server die Anmeldung ab, pausiert der Abruf, bis du das Passwort aktualisierst (Fehler).
• Verarbeitet bis – der Cursor: Alle E-Mails bis zu diesem Zeitpunkt sind eingelesen.

Mit Jetzt abrufen holst du neue E-Mails sofort ab.

Cursor zurücksetzen

Fehlen E-Mails – etwa weil sie vor dem Verbinden ankamen –, setzt du mit Cursor zurücksetzen… den Cursor auf die letzten 1 bis 30 Tage zurück. Die App liest die E-Mails aus diesem Zeitraum, die noch im Ordner liegen, erneut ein. Bereits verarbeitete E-Mails überspringt sie.

Erneut eingelesene E-Mails werden nicht automatisch verarbeitet. Sie erscheinen in der Nachrichtenliste mit dem Status Wartet auf Prüfung. Über Anzeigen im Hinweis oben in der Liste wählst du sie aus und klickst auf Verarbeiten oder Verwerfen. Dasselbe gilt für die Option Auch E-Mails der letzten … Tage importieren beim Verbinden.

Baut dein Anbieter das Postfach neu auf (selten, etwa nach einem Umzug), zeigt die Karte einen Hinweis. Setze dann den Cursor zurück, falls E-Mails fehlen.

Anbieter-Hinweise

GMX und WEB.DE

Bei GMX und WEB.DE ist der Zugriff per IMAP zunächst ausgeschaltet. Melde dich im Webmailer an und aktiviere unter Einstellungen → POP3/IMAP Abruf die Option POP3 und IMAP Zugriff erlauben. Teste danach erneut.

App-Passwort

Ist bei deinem Anbieter die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, akzeptiert der Server dein normales Passwort nicht. Erstelle dann ein App-Passwort und trag es in der App ein:

• Gmail / Google Workspace: Google-Konto → Sicherheit → App-Passwörter (setzt die Bestätigung in zwei Schritten voraus). Prüfe außerdem unter Gmail → Einstellungen → Weiterleitung und POP/IMAP, dass IMAP aktiviert ist.
• iCloud: appleid.apple.com → Anmelden und Sicherheit → App-spezifische Passwörter.
• Outlook.com / Hotmail: Microsoft-Konto → Sicherheit → App-Kennwörter. Liegt dein Postfach bei Microsoft 365, verbinde es lieber über Microsoft 365.

T-Online

T-Online verlangt für IMAP und SMTP ein eigenes E-Mail-Passwort, nicht das Passwort deines Telekom-Logins. Du legst es im Telekom Kundencenter unter E-Mail-Passwort an.

IONOS, Strato und eigene Domains

Bei IONOS, Strato und den meisten Hostern ist IMAP sofort nutzbar. Liegt deine Domain bei einem dieser Anbieter, erkennt die App die Server meist automatisch. Ist das nicht der Fall, nennt dein Anbieter die Werte in seiner Hilfe (Stichwort „IMAP-Server“), z. B. imap.ionos.de bzw. imap.strato.de.

Fehler beim Verbindungstest

Meldung	Was zu tun ist
Serveradresse ungültig	Einen Server mit diesem Namen gibt es nicht. Prüf die Schreibweise unter Erweiterte Einstellungen und trag die Adresse ein, die dein Anbieter nennt.
Server nicht erreichbar	Prüfe Server und Port unter Erweiterte Einstellungen. Üblich sind Port 993 (SSL/TLS) oder 143 (STARTTLS) für IMAP.
Anmeldung abgelehnt	Prüfe das Passwort. Bei Zwei-Faktor-Anmeldung brauchst du ein App-Passwort; bei GMX und WEB.DE musst du IMAP erst freischalten.
Keine sichere Verbindung möglich	Das Zertifikat passt nicht zum Servernamen oder ist abgelaufen. Trag den Servernamen ein, den dein Anbieter nennt (oft nicht deine eigene Domain).
Ordner nicht gefunden	Wähl im Fehler den Ordner, in dem die EDI-E-Mails ankommen.
Kein Papierkorb erkannt	Dein Anbieter kennzeichnet den Papierkorb nicht. Wähl den Ordner aus, in den verarbeitete E-Mails wandern sollen.
Versand: Anmeldung fehlgeschlagen	Trag unter Separate SMTP-Anmeldedaten die Zugangsdaten für den Versand ein oder fahre ohne Versand fort.

Hilft nichts davon, schick uns die Meldung an support@fashionbits.de.

Passwort ändern und Verbindung trennen

Hast du das Passwort beim Anbieter geändert, zeigt die Karte Abruf fehlgeschlagen: Anmeldung abgelehnt. Klick auf Passwort aktualisieren, trag das neue Passwort ein und klick auf Speichern und testen.

Alle anderen Einstellungen änderst du unter Einstellungen bearbeiten. Beim Speichern testet die App die Verbindung erneut; ein leeres Passwortfeld behält das bisherige Passwort.

Mit Trennen beendet die App den Abruf und löscht die gespeicherten Zugangsdaten. Bereits importierte Nachrichten bleiben erhalten, die E-Mails im Postfach fasst die App nicht an. Danach kannst du ein anderes Postfach verbinden.